Zalo To-Do – Chia sẻ và theo dõi công việc dễ dàng hơn

Author: Nguyen Ha Thuy Linh 552 views

Nhằm giúp người sử dụng nâng cao hiệu suất công việc, Zalo đã cho ra mắt tính năng hoàn toàn mới: Zalo To-Do hay còn gọi là Giao việc. Bài viết này sẽ giới thiệu về Zalo To-do và hướng dẫn bạn cách sử dụng trong công việc hằng ngày.


Zalo To-do là gì

Zalo To-Do là tiện ích giúp người dùng giao việc từ tin nhắn công việc quan trọng. Công việc được tổng hợp lại thành một danh sách chung. Nhờ đó người dùng quản lý, tìm lại và theo dõi trạng thái các công việc dễ dàng hơn.

Zalo To-Do cũng hỗ trợ thông báo, nhắc nhở cho mỗi cập nhật công việc. Điều này sẽ giúp bạn tránh trễ hẹn cho các nhiệm vụ của mình.


Dùng Zalo To-Do như thế nào?

Giao việc từ tin nhắn đã gửi

Có 2 cách để bạn có thể giao việc từ tin nhắn đã gửi:

Cách 1:

  1. Trong trò chuyện bất kỳ, gửi tin nhắn nhắc đến bạn hoặc người bạn muốn giao việc (sử dụng @).
  2. Bấm Giao việc bên dưới tin nhắn.

Cách 2:

  1. Di chuột tới tin nhắn bất kỳ, phần menu ẩn sẽ xuất hiện. Lúc này bạn hãy chọn biểu tượng To-Do để bắt đầu giao việc.
  2. Giao việc từ tin nhắn đã gửi từ biểu tượng giao việc

Giao việc trực tiếp

Cách 1:

Nhấn trực tiếp vào biểu tượng thêm việc ở thanh công cụ ngay cửa sổ trò chuyện.

Cách 2:

Mở danh sách công việc, chọn biểu tượng thêm việc.

Tiếp đó một cửa sổ mới sẽ hiện lên cho phép bạn điều chỉnh các thông tin. Bạn có thể tự chỉnh thông tin cần thiết gồm:

  • Tiêu đề: Sẽ là tên công việc cần hoàn thành. Bạn có thể đặt tên công việc hoặc tóm gọn nội dung công việc ở đây. Ví dụ: Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp, Nghiên cứu thị trường mới,…
  • Nội dung: Là thông tin nội dung công việc cụ thể
  • Giao cho: Bạn có thể điền tên người sẽ thực hiện công việc này, có thể là bạn, một hay nhiều đồng nghiệp khác.
  • Theo dõi: Là người có thể nhìn thấy và giám sát trạng thái công việc này nhưng không trực tiếp thực hiện.
  • Thời hạn: Đơn giản là thời hạn bạn cần hoàn thành công việc (Deadline của công việc).

Lưu ý:

  • Hiện tại, Zalo To-Do chỉ hỗ trợ bạn thêm thành viên trong nhóm trò chuyện có kết bạn Zalo với bạn vào mục Giao cho và Theo dõi.
  • Các cập nhật trạng thái công việc sẽ được thông báo tới người tạo việc, người được giao và người theo dõi.

Để thiết lập thời hạn cho công việc, bạn hãy nhấn chuột vào biểu tượng cuốn lịch ở mục thời hạn (hoặc bấm Không thời hạn), một cửa sổ chọn ngày và giờ sẽ hiện lên để bạn lựa chọn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn chỉ cần bấm Giao việc.


Danh sách công việc

Danh sách công việc là nơi quy tập của tất cả các công việc mà bạn đã giao, bạn cần làm (người khác giao việc cho bạn) và việc của nhóm bạn đang theo dõi (bạn được thêm vào người theo dõi công việc).

Zalo
Danh sách công việc bạn đã giao (bên trái) và danh sách công việc bạn cần làm (bên phải)

Chú thích chi tiết các thông tin được đánh dấu trong hình minh họa danh sách công việc:

1. Danh mục các việc đã giao hoặc cần làm

2. Bộ lọc cho phép xem các công việc ở trạng thái chưa xong, đã xong, quá hạn

Zalo
Danh sách công việc bạn đã giao (bên trái) và danh sách công việc bạn cần làm (bên phải)

Chú thích chi tiết các thông tin được đánh dấu trong hình minh họa danh sách công việc:

3. Ô tich để nhấn khi muốn Hoàn thành công việc

4. Tiêu đề công việc

5. Các phím chức năng để tương tác (xem tin nhắn gốc, nhắc cập nhật, báo tiến độ…)

6. Trạng thái hiện tại của công việc

7. Nút “Nhận việc” khi người được giao việc có công việc mới

8. Ảnh đại diện của người được giao việc (bên Tôi Giao) hoặc ảnh đại diện của người giao việc (bên Cần làm)

9. Nội dung công việc

10. Thời hạn cần hoàn thành công việc

Nhắc nhở cập nhật tiến độ công việc

Zalo To-Do cho phép người giao việc có thể nhanh chóng gửi nhắc nhở cập nhật tiến độ công việc tới người được giao việc, bằng cách nhấn nút “Nhắc cập nhật” tại công việc muốn kiểm tra. Hãy dùng nút này với những công việc bạn đã giao “khá lâu rồi” mà chưa hoàn thành hoặc để hỏi người bạn giao việc về trạng thái thực hiện công việc hiện tại mà không cần phải gõ trực tiếp vào nhóm chat nhé. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian đó!

Zalo
Nhắc cập nhật tới người được giao việc (hình bên trái) và báo tiến độ cho người giao việc (hình bên phải)

Người được giao việc sẽ nhận được nhắc nhở báo cáo tiến độ cho công việc được yêu cầu. Nếu bạn là người được giao việc, hãy nhấn nút “Báo tiến độ” để cập nhật trạng thái tới người giao việc nhé. Hoặc bạn cũng có thể chủ động nhấn nút này, và thông báo tình hình thực hiện công việc hiện tại tới người giao việc cho bạn, để thể hiện trách nhiệm và tính chủ động trong công việc. Bạn có thể ghi điểm tốt trong mắt người giao việc cho bạn đấy, nhất là khi người đó là sếp của bạn!

Xem tin nhắn liên quan

Rà soát lại những trao đổi qua lại, trả lời riêng giữa các thành viên liên quan đến một công việc cụ thể trong một nhóm trò chuyện đôi khi là khá rắc rối, nhất là những nhóm có nhiều thành viên thảo luận đan xen. Thấu hiểu được nhức nhối này, Zalo To-Do giúp bạn tổng hợp những tin nhắn liên quan đến một công việc ngay khi xem chi tiết công việc đó. Bạn chỉ cần nhấn chuột vào một công việc ở Danh sách công việc, một cửa mới hiện lên sẽ gồm thông tin chi tiết của công việc ở bên trái và danh sách tin nhắn liên quan bên phải của cửa sổ.

Zalo
Các tin nhắn trao đổi qua lại được tổng hợp thành một danh sách

Bạn chỉ cần giao việc thôi, việc tổng hợp các tin nhắn trao đổi liên quan đã có Zalo To-Do hỗ trợ bạn. Thật tiện lợi phải không nào? Hãy giao việc ngay và trải nghiệm nhé!

Xem lịch sử công việc

Tại cửa sổ chi tiết công việc, bạn cũng có thể xem lịch sử công việc. Tính năng này giúp bạn xem lại các sự kiện liên quan tới trạng thái thay đổi công việc, từ khi công việc được giao tới khi công việc được hoàn thành theo trình tự thời gian.

Zalo
Lịch sử cập nhật công việc

Bạn cũng có thể xem trạng thái hiện tại của những người được giao việc với những công việc bạn giao cho nhiều người khi nhấn vào trạng thái công việc tại cửa sổ chi tiết công việc này.

Zalo
Chi tiết trạng thái công việc

Lọc và tìm kiếm công việc

Lọc công việc theo trạng thái

Danh sách công việc là nơi tập trung của tất cả các công việc đã giao, cần làm và đang theo dõi. 

Bạn có thể thực hiện phân loại theo trạng thái công việc để xem danh sách công việc tiện hơn với tính năng lọc của Zalo To-Do.

Zalo
Bộ lọc phân loại công việc theo trạng thái cụ thể

Tìm kiếm công việc

Zalo To-Do cung cấp cho bạn cơ chế để tìm kiếm công việc dựa trên từ khóa. Bạn hãy nhập từ cần tìm vào ô tìm kiếm để bắt đầu tìm kiếm. Bạn có thể tìm kiếm chính xác hơn với tính năng “Tìm kiếm nâng cao” để kết hợp thêm các tiêu chí tìm kiếm khác như theo người giao, người nhận, trạng thái công việc…

Zalo
Tìm kiếm công việc bằng từ khóa và các tiêu chí tìm kiếm khác

Thống kê công việc

Khi có nhiều việc cần làm cùng lúc, Zalo To-Do sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Tính năng này giúp bạn thống kê các đầu việc.

Zalo
Bảng thống kê công việc

Toàn bộ công việc được tổng hợp gọn gàng tại mục Thống kê công việc. Danh sách các công việc ở trạng thái tương ứng hiện lên khi nhấn chuột vào các con số. Ví dụ, bạn chỉ cần nhấn vào số 3 ở cột việc quá hạn ở bộ lọc Tôi giao trong hình minh họa Bảng thống kê công việc. Zalo To-Do sẽ phân loại riêng các công việc này trong một danh sách. Bạn có thể xem từng công việc và “Nhắc cập nhật” để gửi yêu cầu tới người bạn giao việc.

Để có thể theo dõi hiệu quả công việc của tuần vừa rồi hoặc trong một khoảng thời gian, bạn hãy chọn ở bộ lọc Thời gian tại trang thống kê công việc nhé. Và đừng quên xem những công việc cần bạn lưu ý phía cuối bảng thống kê công việc để tránh bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào bạn nhé!

Bạn gặp lỗi với Zalo?